Question

आधुनिक व्यापारिक कार्यालय के दो कार्य बताइए ।

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Answer:

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Explanation:

कार्यालय का प्राथमिक कार्य सूचनाओं को एकत्र करना और उन्हे उपलब्ध कराना है। जिनसे नीतियों का निर्माण एव निर्णयों को लेने मे सहायता मिलती है। आधुनिक कार्यालय के कार्यों को दो भागो मे विभाजित किया जा सकता है-

आधारभूत कार्य

प्रशासनिक कार्य

आधारभूत कार्य

किसी भी कार्यालय के आधारभूत कार्य वे कार्य होते है। जिनका किसी भी संस्थान मे निष्पादन आवश्यक होता है ये निम्न लिखित है-

सूचना एकत्र करना- कार्यालय संस्थान की विविध गतिविधियों के बारे में सूचना प्राप्त करता है अथवा एकत्रित करता है।सूचना आन्तरिक आरै बाह्य स्रोतों से एकत्र की जा सकती है। आन्तरिक स्त्रोत कर्मचारी हो सकते हैं और संस्थान के विविध विभाग हो सकते है। बाह्य स्त्रोत उपभोक्ता, व्यापारी और सरकारी विभाग होते है। आन्तरिक स्त्रोतों से सूचना पत्रों, परिपत्रों एवं एवं रिपोर्टों के रूप में प्राप्त होती है और बाह्य स्त्रोतों से सूचना पत्रों, आदेशों, बीजको पूछताछ, रिपोर्ट, पश्नावलियों के माध्यम से प्राप्त होती है। संस्थान के कार्यपालक अन्य संस्थानों में जाकर भी सचू ना एकत्रित कर सकते है।

सूचना का अभिलेखन- कार्यालय विविध स्त्रोतों से एकत्र की गई सूचना का एक रिकार्ड रखता है। जिससे कि प्रबन्ध को उन सूचनाओं को तुरन्त उपलब्ध करा सके। ये सूचनाएॅं पत्राचार, रिपोर्ट, अभिकथन, परिपत्र, सूचियों, चार्ट, खातों, आदि के रूप में रखी जाती हैं। कार्यालय को 1956 के कम्पनी अधिनियम के अन्तर्गत, अपने सदस्यों से सम्बन्धित रजिस्टर भी रखने पड़ते है।

सूचना को व्यवस्थित करना, विश्लेषण करना और उपयोगी करना- कार्यालय में जो सूचना एकत्र की जाती है। वह प्राय: उस रूप मे नहीं रहती जिस रूप में प्रबन्ध के लिए उपयोगी हो सके। इसीलिए जो तथ्य और आंकड़े एकत्र किए जाते हैं उन्हें व्यवस्थित किया जाता है, उनका विश्लेषण किया जाता है और उन्हे प्रबन्ध के लिए उपयोगी बनाया जाता है इस सम्बन्ध में वित्तीय और सॉंख्यिकीय विवरण चार्ट, सूचियॉं, रिपोर्ट एवं सारांश तैयार किए जाते है।

सूचना का सुरक्षण- सूचना को समुचित ढंग से छांटा जाता है और उसे कम लागत पर एवं वैज्ञानिक ढंग से संभाल कर सुरक्षित रखा जाता है। अभिलेखों/रिकार्ड्स के सुरक्षण के लिए विविध प्रकार के उपकरण, फाइल रखने के केबिनेट आदि का प्रयोग किया जाता है। अनावश्यक और पुराने अभिलेखों/रिकार्ड्स को नष्ट कर दिया जाता है जिससे नए एवं उपयोगी अभिलेखों/रिकार्ड्स को रखने के लिए स्थान बन सके।

सूचना उपलब्ध कराना- सभी एकत्र की गई और उपयोगी बना दी गई सूचना यदि सम्प्रेषित नही की जाती तो वह बेकार है। संगठन की ओर से ओर संगठन के लिए सम्प्रेषण का कार्य कार्यालय से ही किया जाता है। सूचनाएं लिखित या मौखिक रूप में उपलब्ध करायी जा सकती हैं।

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