किसी भी पत्र या वितरण का मसौदा तैयार करना है
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किसी भी विचारधीन पत्र या आवेदन पर उसके निष्पादन (Disposal) को सरल बनाने के लिए जो टिप्पणियाँ सरकारी कार्यालयों में लिपकों, सहायकों तथा कार्यालय अधीक्षकों द्वारा लिखी जाती है, उन्हें टिप्पण-लेखन कहते हैं।
टिप्पण सरकारी कार्यालयों में कार्य सम्पादन का एक माध्यम है। कार्यालयों में आए हुए विचारधीन पत्रों को निपटाने के लिए लिपिक अथवा अधिकारियों के द्वारा पूर्व सन्दर्भ, वर्तमान तथ्य और आवश्यक सुझावों का उल्लेख करते हुए अधिकारी के अन्तिम निर्णय लेने की दिशा में दी गई अभ्युक्तियाँ टिप्पण कहलाती है।
सरल शब्दों में- ''किसी भी विचारधीन पत्र के निस्तारण को सुगम और सरल बनाने के लिए जो टिप्पणी लिखी जाती है, वह टिप्पण कहलाती है।''
मन्त्री, प्रधानमन्त्री अथवा राष्ट्रपति के द्वारा लिखी गई टिप्पणी को 'मिनट' कहते हैं। टिप्पण का मुख्य उद्देश्य विचारधीन पत्रों से सम्बन्धित सभी बातों को इस प्रकार प्रस्तुत कर देना है कि उसकी बातें स्पष्ट हो जाएँ और अधिकारी को निर्णय लेने में कठिनाई न हो।
जब किसी पत्र के निस्तारण के लिए संक्षित्प्त टिप्पण करना होता है तो उसे मूल पत्र के हाशिये पर लिख दिया जाता है।
संक्षिप्त टिप्पणों के लिए निम्नलिखित प्रकार के वाक्य प्रस्तुत किए जाते हैं।
1. देख लिया।
2. मैं सहमत हूँ।
3. आदेशार्थ प्रस्तुत है।
4. अग्रसरित एवं संस्तुत।
5. आलेख अनुमोदनार्थ प्रस्तुत है।
6. आवेदन स्वीकार कर लिया जाए।
7. मुझे कोई आपत्ति नहीं हैं।
8. श्री........ कृपया अवलोकन करें।
9. आवेदन अस्वीकृत।
10. अवकाश स्वीकृत।
11. कार्यालय की टिप्पणी से सहमत हूँ। आदेश जारी कर दिया जाए।
12. यह मामला पुलिस के हवाले किया जाए।
13. इस सम्बन्ध में पृष्ठ ...... पर दी गई टिप्पणी देखें।
14. इस मामले का शीघ्र निपटारा कीजिए।
15. सभी प्रधानाचार्य को सूचित किया जाए।
16. वित्त मन्त्रालय की भी सलाह ले ली जाए।
17. अमुक कर्मचारी के विरुद्ध अनुशासनात्मक कार्यवाही की जाए।
18. अवकाश अस्वीकृत।
19. वित्त मन्त्रालय की भी सलाह ले ली जाए।
किसी भी पत्र या सुपुर्दगी का प्रारूपण:
- किसी ऐसे व्यक्ति को लिखते समय जिसे आप केवल पेशेवर रूप से जानते हों, औपचारिक भाषा का प्रयोग करें। इसमें किसी ज्ञात व्यक्ति के बजाय संगठनों या सरकार के विभागों को संबोधित पत्र शामिल हैं।
- इन अक्षरों को टाइप करना चाहिए, फिर उन्हें प्रिंट करना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आप टेक्स्ट एडिट, ओपन ऑफिस और माइक्रोसॉफ्ट वर्ड सहित किसी भी टेक्स्ट-एडिटिंग प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं। यदि प्राप्तकर्ता इसे पसंद करता है तो आप एक पत्र के स्थान पर एक ईमेल भेज सकते हैं यदि उसे जल्दी से वितरित करने की आवश्यकता हो।
- पृष्ठ के शीर्ष पर, बाईं ओर, अपना नाम और पता लिखें। इसके बजाय फर्म के नाम और पते का उपयोग करें, या यदि आप एक व्यावसायिक पत्र लिख रहे हैं तो सिर्फ कॉर्पोरेट लेटरहेड पर लिखें।
- किसी भी स्थिति में, दो पंक्तियों को छोड़ दें, फिर आज की तिथि लिखें। पूरी तारीख नीचे लिखें।
- जब तक आप एक ईमेल नहीं लिख रहे हैं, तब तक दो और पंक्तियों को छोड़ने के बाद प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी लिखें।
- व्यक्ति को नाम से संबोधित करने से पहले एक बार और लाइन छोड़ें और "प्रिय" कहें। कभी भी प्रथम नाम का अकेले उपयोग न करें; हमेशा अंतिम नाम या पूरा नाम (प्रथम और अंतिम) का उपयोग करें। यदि उपयुक्त हो, तो अपने पेशेवर शीर्षक का संक्षिप्त संस्करण जोड़ें।
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