Question

मेल मर्ज के लिए कौन से दो डॉक्यूमेंट आवश्यक है।मेल मर्ज मेल मर्ज के लिए कौन से दो डॉक्यूमेंट आवश्यकता है मेल मर्ज ​

Answer 1

Answer:

Main document और mailing address यह दो document mail merge के लिए अवश्यक है।

Step-by-step explanation:

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Answer 2

Answer:और मेल मर्ज के स्टेप्स कौन से है? अगर आप भी एमएस-वर्ड के इस फीचर्स को लेकर दुविधा में है, तो हमारा ये लेख आपके लिए ही है। इस लेख में हमने मेल मर्ज क्या है के अलावा मेल मर्ज के स्टेप्स जैसे मुख्य दस्तावेज़, डाटा स्रोत, मेल-मर्ज प्रोजेक्ट तैयार करना, मेल-मर्ज हेल्पर का उपयोग करना, डाटा स्रोत बनाना, डाटा स्रोत को सम्पादित करना, डाटा स्रोत को सम्पादित करना इन बिन्दुओ को विस्तार से बताया है। तो आइये जानते है मेल मर्ज के बारे में।एमएस-वर्ड की मेल मर्ज सुविधा द्वारा आप अपना कोई पत्र अनेक व्यक्तियों को भेज सकते है अथवा कुछ सूचनाएँ बदलते हुए किसी दस्तावेज़ की अनेक प्रतिया निकल सकते है। इस कार्य में दो फाइल्स में  से सूचनाएँ लेकर उन्हें आपस में मिलाया जाता है या विलय (Merge) किया जाता है।

उदाहरण के लिए, एक फाइल, जिसे डाटा फाइल या डाटा स्रोत (Data Source) कहते है, में दी गयी नाम- पतों की सूची का विलय दूसरी फाइल, जिसे फॉर्म लैटर या मुख्य दस्तावेज़ (Main Document) कहते है , से करके आप कई व्यक्तियों के लिए अलग अलग पत्र निकल सकते।   सुविधा से आप लिफाफों पर चिपकाये जाने वाले पते (Labels), सूची पत्र (Catalogs) या विभिन्न प्रकार के फॉर्म भी छाप या प्रिंट भी कर सकते है।

Step-by-step explanation:

Step:1इसमें पहले मुख्य दस्तावेज़ तैयार किया जाता है।  उसमे जो सूचनाएँ बदलती रहती है, उन्हें छोड़कर अन्य समस्त सामग्री तेरा कर ली जाती है।  फिर डाटा स्रोत तैयार किया जाता है, जिसमे बदलने वाली सूचनाएँ सारणी के रूप में होती है। ऐसी सारणी के प्रत्येक कॉलम या फिल्ड का कोई नाम रखा जाता है। जिन्हे फिल्ड नाम कहते है। अंत में, मुख्य दस्तावेज में डाटा स्रोत से डाटा लेन के लिए उसके फिल्ड नामों को उचित  स्थान पर लगा देते है।दोनों फाइल्स का विलय (Merge) करते समय उन डाटा फील्डों का मान मुख्य दस्तावेज़ में उनके निर्धारित स्थान पर छाप दिया जाता है।  मेल-मर्ज हेल्पर (Mail Merge Helper) प्रोग्राम द्वारा मुख्य दस्तावेज़ और डाटा स्रोत दोनों का विलय करके जो दस्तावेज़ तैयार होता है, उसे या तो उसी समय सीधे प्रिंटर पर छाप दिया जाता है या एक अलग दस्तावेज़ के रूप में स्टोर कर  लिया जाता है। मेल मर्ज को और विस्तार से समझने के लिए आइए मेल मर्ज के स्टेप्स को समझने के लिए।

Step:2डाटा स्रोत ऐसी सूचनाओं का एक व्यवस्थित संग्रह होता है, जो मुख्य दस्तावेज़ में बदलती रहती है।  उन्हें एक एमएस-वर्ड के दस्तावेज़ में एक सारणी के रूप के स्टोर किया जाता है।  एमएस-वर्ड  के मेल-मर्ज  हेल्पर प्रोग्राम द्वारा डाटा स्रोत सरलता से तैयार किया जा सकता है।इसके अतिरिक्त हम कुछ दूसरे प्रोग्रामों जैसे एमएस-एक्सेल, डी बसे।।।+, फ्लोक्सप्रो आदि द्वारा तैयार किये डाटा का भी उपयोग एमएस-वर्ड की मेल सुविधा में डाटा स्रोत के रूप में कर सकते है।  वास्तव में प्रत्येक डाटा स्रोत में, चाहे वह कहीं से भी आया हो, रिकार्ड (Record) तथा फ़ील्डो (Fields) के रूप में सूचनाऍ होती है।उसमे प्रत्येक फील्ड का कोई न कोई नाम भी होता है, जिसका सन्दर्भ देकर हम उसका उपयोग कहीं भी कर सकते  है।डाटा स्रोत में सूचनाएँ सारणी (Table) के रूप में होने के कारण आप विलय से पहले उन्हें कभी भी घटा या बढ़ा सकते है तथा सम्पादित कर सकते है।  यह आवश्यक नहीं है कि ऊपर बताये गए सभी कार्य इसी कर्म में किए जाए।  वास्तव में आप इन्हे अपनी सुविधा के अनुसार कभी भी तथा किसी क्रम में कर सकते है।

Step:3मुख्य दस्तावेज़ तैयार करने के लिए पहले भाग का Create बटन क्लिक कीजिए, इससे मुख्य दस्तावेज़ के कई विकल्प खुल जाएगा।  साधारण पत्र बनाने के लिए Form Letters विकल्प को क्लिक कीजिए।  इससे एक छोटा डायलॉग बॉक्स देकर पूछा जायेगा की पूछा आप सक्रिय विंडो को ही मुख्य दस्तावेज़ बनाना चाहते है या एक नया दस्तावेज़ खोलना चाहते है। अपनी पसंद को चुन लीजिए, एमएस-वर्ड इससे वापस मेल-मर्ज हेल्पर के डायलॉग बॉक्स में आ जायेगा और उसमे आपके द्वारा चुने गए मुख्य दस्तावेज़ के बारे में सूचनाएँ दिखायी जा रही होंगी। पहले भाग के Edit Main document बटन को क्लिक करके मुख्य दस्तावेज़ की विंडो में अपना पत्र भर दीजिए, इसमें अभी आप केवल बदली जाने वाली सूचनाओं जैसे नाम, पते, सम्बोधन आदि को छोड़कर शेष सभी सामग्री भर सकते है। इस दस्तावेज़ को हार्ड डिस्क पर किसी नाम से सुरक्षित कर दीजिए। इस समय  आप देखेंगे कि एमएस-वर्ड विंडो में एक नया टूल बार दिखायी पड़ रहा है, जिसे मेल-मर्ज टूल बार (Mail Merge Tool Bar) कहा जाता है। इस टूल बार में मेल-मर्ज हेल्पर बटन को क्लिक करके आप फिर में मेल मर्ज हेल्पर के डायलॉग बॉक्स में आ सकते है।

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