औपचारिक पत्र की भाषा कैसी नहीं होनी चाहिए बोलचाल की भाषा उपचारित भाषा सरल भाषा सहज भाषा
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सरलता – पत्र की भाषा सरल, स्वाभाविक तथा स्पष्ट होनी चाहिए। इसमें कठिन शब्द या साहित्यिक भाषा का प्रयोग नहीं किया जाना चाहिए क्योंकि जटिल व क्लिष्ट भाषा के प्रयोग से पत्र नीरस व प्रभावहीन बन जाते हैं।
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