Question

Que. 4 एक आदर्श व्यवसायिक पत्र के आवश्यक तत्वों को समझाइये।
Explain the essential of an effective business letter.​

Answer 1

एक आदर्श व्यवसायिक पत्र में निम्नलिखित तत्वों का ध्यान रखना चाहिए...

• व्यवसायिक पत्र हमेशा संस्थान/कंपनी आदि के मुद्रित लेटर हेड पर ही लिखा जाना चाहिए।
• पत्र की भाषा एकदम सरल और स्पष्ट होनी चाहिए।
• पत्र में व्यर्थ की काट-छांट और ओवरराइटिंग आदि नहीं होनी चाहिए।
• यथासंभव प्रयास करना चाहिए कि पत्र टाइप किया गया हो, व्यवसायिक पत्र अधिकतर टाइप करके ही भेजे जाते हैं।
• किसी भी नए विषय के लिए अलग परिच्छेद होना चाहिए, एक ही परिच्छेद में बहुत सारे विषयों के बारे में नहीं उल्लेख करना चाहिए।
• पत्र को यथासंभव छोटा और उद्देश्य पूर्ण लिखना चाहिए और उसमें केवल वो उपयोगी बातों की जानकारी होनी चाहिए, जो व्यवसायिक उद्देश्यों की पूर्ति करती हों।
• व्यवसायिक पत्र में अपने उत्पाद की गुणवत्ता संबंधी विवरण तथ्यों पर आधारित होने चाहिए और उत्पाद के विषय में बढ़ा-चढ़ाकर यानि अतिशयोक्ति पूर्ण बातें नहीं करनी चाहिए।
• यदि किसी वस्तु का आर्डर कर रहे हैं तो व्यवसाय पत्र में ऑर्डर के संबंध में स्पष्ट जानकारी एवं भुगतान संबंधी स्पष्ट बातों को स्पष्ट किया जाना चाहिए।
• व्यवसायिक पत्र लिखते समय जो भी बातें लिखी जायें, वह प्रमाणिक हों और कोई भी ऐसी बात नहीं लिखनी चाहिए, जो संदेह उत्पन्न करती हो। व्यर्थ की अनर्गल एव गलत बातों व्यवसाय में साख कमजोर होती है और विश्वसनीयता पर प्रश्नचिन्ह उठता है।
• व्यवसायिक पत्र की भाषा शिष्टता पूर्ण और शालीन होनी चाहिए।
• व्यवसायिक पत्र में अपने व्यापारिक संस्थान का पूरा नाम व पता तथा संपर्क दूरभाष नंबर स्पष्ट रूप से होना चाहिए।
• पत्र में पत्रांक, दिनाँक व क्रमांक आदि सभी बिंदुओं का स्पष्ट उल्लेख होना चाहिए।
• व्यवसायिक पत्र में संबोधन तो होता है लेकिन उसमें औपचारिक अभिवादन जैसा नहीं होता, इसलिये इस बात का ध्यान रखना चाहिये।
• पत्र के अंत में लिखने वाले के लिये भवदीय लिखा जाता है, और उसके नीचे नाम एवं हस्ताक्षर होते हैं।

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Answer 2

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