प्रभावी संप्रेक्षण में आने वाली सामान्य बाधाएं क्या है? इनको दूर करने के कुछ उपाय सुझाए I
Answers
"संगठन में प्रभावी संप्रेक्षण की ये बाधाएँ विस्तृत रूप में इस प्रकार वर्गीकृत की जा सकती है-
(1)संकेतिक बाधाएँ- संकेत भाषा की वह शाखा है जो शब्दों तथा वाक्यों के अर्थ से संबंध रखती है। संकेतीय बाधाएँ उन समस्याओं तथा बाधाओँ से संबंधित है जो संदेश की एनकोडिंग तथा डिकोडिंग करने की प्रक्रिया में उन्हें शब्दों अथवा संकेतों में परिवर्तित करते समय आती है।
(2)मनोवैज्ञानिक बाधाएँ- व्यक्ति के मानसिक अवस्था और उसकी भावात्मकता के द्वारा जो बाधाएँ उत्पन्न होती हैं, मनोवैज्ञानिक वाधाएँ कहलाती हैं।
(3)सांगठनिक बाधाएं- वह कारक जो संगठनिक संरचना, आधारिक संबंधों, नियम तथा अधिनियम इत्यादि से संबंधित हैं, कभी-कभी प्रभावी संप्रेक्षण में बाधाओं के रूप में कार्य करते हैं।
(4)व्यक्तिगत बाधाएं- संदेश भेजने वाले तथा संदेश को प्राप्त करने वाले दोनो के व्यक्तिगत हितों के टकराव से उपस्थित स्थिति भी प्रभावी संप्रेक्षण पर असर डाल सकती है। जैसे- सत्ता के सामने चुनौती का भय, अधिकारी का अपने अधीनस्थों में विश्वास का अभाव, संप्रेक्षण में अनिच्छा, उपयुक्त प्रोत्साहनों का अभाव।
प्रभावी संप्रेक्षण के लिए सुधार-
(1) संप्रेक्षण करने से पहले विचार स्पष्ट करने चाहिए।
(2) संदेश प्राप्तकर्ता की आवश्यकता अनुसार संप्रेक्षण करें।
(3) संप्रेक्षण के पहले अन्य लोगों से भी परामर्श करें।
(4) संदेश में प्रयुक्त भाषा, शैली तथा उसकी विषय वस्तु के लिए जागरूक रहें।
(5) ऐसा संप्रेक्षण करें जो सुनने वालों के लिए सहायक हो तथा महत्वपूर्ण एवं मूल्यवान हो।
(6) उपयुक्त प्रतिपुष्टि निश्चित करें।
(7) वर्तमान तथा भविष्य दोनों के लिए संप्रेक्षण करें।
(8) एक अच्छा श्रोता बनना चाहिए।
(9) संप्रेक्षण का अनुसरण करना चाहिए।
"
प्रभावी संचार के लिए बाधाओं को दूर करने के उपाय हैं: 1. संचार से पहले विचारों को स्पष्ट करें 2. प्राप्तकर्ता की आवश्यकता के अनुसार संवाद करें 3. संवाद करने से पहले दूसरों से परामर्श करें 4. भाषा, टोन और संदेश की सामग्री से अवगत रहें 5. मदद की बातें और श्रोताओं का मूल्य 6. उचित प्रतिक्रिया सुनिश्चित करें। वर्तमान के साथ-साथ भविष्य के लिए भी संवाद करें। संचार का अनुसरण करें 9. एक अच्छा श्रोता बनें!
1. संचार से पहले विचारों को स्पष्ट करें:
किसी अधीनस्थ को सूचित किए जाने वाले किसी भी मुद्दे को स्पष्ट और पूरी तरह से अध्ययन किया जाना चाहिए और बेहतर विश्लेषण किया जाना चाहिए।
विज्ञापन:
इसके अलावा, इसे इस तरह से कहा जाना चाहिए कि अधीनस्थ आसानी से इसे उसी अर्थ में समझ सकते हैं जिसमें पर्यवेक्षक इसे प्राप्त करना चाहता है।
2. प्राप्तकर्ता की आवश्यकता के अनुसार संवाद करें:
अधीनस्थों की समझ और शिक्षा का स्तर प्रबंधक के लिए बहुत स्पष्ट होना चाहिए। प्रबंधक को अपने स्तर के अनुसार संवाद करने का प्रयास करना चाहिए।
विज्ञापन:
3. संवाद करने से पहले दूसरों से सलाह लें:
संचार की योजना विकसित करने में दूसरों को शामिल करना वांछनीय है। संदेश संप्रेषित करने से पहले अधीनस्थों से परामर्श करना उनकी तैयार स्वीकृति और सहयोग को प्राप्त करने में मदद करता है।
4. संदेश की भाषा, टोन और सामग्री से अवगत रहें:
एक संदेश की भाषा, लहजे और सामग्री को एक प्रभावी संचार के बहुत महत्वपूर्ण पहलू हैं। भाषा स्पष्ट, सरल और आसानी से समझने योग्य होनी चाहिए। इसी तरह, संदेश के स्वर और सामग्री को श्रोताओं की भावनाओं को कोई नुकसान नहीं पहुंचाना चाहिए, बल्कि उन्हें प्रतिक्रिया देने के लिए उत्तेजित करना चाहिए।
विज्ञापन:
5. श्रोताओं की मदद और मूल्य की बातें:
संदेश को संप्रेषित करने से पहले श्रोताओं की जरूरतों और रुचियों को जानना हमेशा बेहतर होता है। श्रोताओं से प्रतिक्रिया निश्चित रूप से प्राप्त होती है यदि संदेश प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से उनकी आवश्यकताओं या हितों से संबंधित है।
6. उचित प्रतिक्रिया सुनिश्चित करें:
उचित प्रतिक्रिया संचार प्रक्रिया को बेहतर बनाने में मदद करती है। प्रेषक को संदेश के संबंध में प्रश्न पूछना चाहिए और संचार के प्रति प्रतिक्रिया के लिए रिसीवर को प्रोत्साहित करना चाहिए।